ניהול עצירת משימה: 

כוונו טיימר לזמן סיום המשימה.

זוהי כמובן פעולה התחלתית אבל לחלוטין לא מספיקה למי שהוא היפר פוקוס כלומר מתמודד עם מיקוד יתר.
לכן, ברגע שהשעון מצלצל קומו והזיזו את הגוף. בצעו את כל שלבי סיום המשימה בעמידה בלבד (כן – גם אם המשימה היא משימה בישיבה או משימה על המחשב).

הגוף מאותת למוח כיצד לפעול ומכוון אותו מחדש ובכך הגוף שקם ועומד  מוציא את המוח מהמצב הנעול בו הוא נמצא ומכוון אותו לקראת סגירת משימה והתחלת משימה חדשה.

אני ממליצה להשתמש בטיימר שהוא לא הפלאפון שלכם משום שאחרת אם נכנסה שיחה, עלולים להיווצר ליקויים בניהול הזמן.

מה עוד חשוב בזמן עצירת משימה?

לחזור לשאלות שכתבנו יום לפני כן ולבצע בקרה אישית:

מה יש לבצע בסיום המשימה?

וזה בדיוק הזמן לבצע זאת. במקרה של הדוגמה שלנו זה לסגור את כל הדפדפנים במחשב בהם נעזרנו להכנת עבודה, להחזיר ציוד כמו כלי כתיבה, ספר ומחברת למקום.

מה צריך לקרות כדי שאני אדע שהמשימה בוצעה?

כאן בדוגמה שלנו התשובה תהיה "שלחתי עבודה מוכנה למורה וסדרתי מסביבי את כל האזור בו עבדתי".

ניהול זמן המעבר:

כ"כ הרבה כלים ומתודולוגיות יש לארגון, ניהול זמן וסדר יש אך כאמור, מעט מאוד מדברים על ניהול מעברים.
כאשר מגיעים אלי אימון אישי אני מבקשת פעמים רבות לראות כיצד נראה לוח הזמנים המתוכנן ליום למחרת, בין אם מי שהגיע אלי משתמש ביומן, או סתם רושם רשימה אקראית של משימות בנייד.

לעולם לא ראיתי עדיין מישהו אשר ביומן שלו רשומה משימה "ניהול זמן מעבר".

כן – בדיוק כך – המעבר בין משימה למשימה הוא משימה לכל דבר ועניין.

לכן, בעת תכנון יום ערב לפני כן שימו לב כי בין כל משימה למשימה יש משימה שנקראת "זמן מעבר".

עליכם מראש יום לפני כן לתכנן מה עושים בזמן "מעבר" כדי להתחיל במשימה.
אם לשם הדוגמה לצורך הכנת מסיבת יום הולדת עליכם לכתוב הזמנות לילדי הכיתה אז עליכם בזמן זה  לעלות במחשב את רשימת התלמידים, (שבדקתם יום לפני כן שיש לכם אותה במלואה).
גם לזמן מעבר כדאי לשים טיימר, בין אם זמן מעבר הוא חצי שעה בה לקחתם לגמרי הפסקה או רק חמש דקות בהם ארגנתם את החומר וציוד לתחילת המשימה.
להתרגל לעבוד עם טיימר על כל דבר קטן.

העצה הכי חשובה שיש לזכור לגבי זמן מעבר הוא לרשום אותו ביומן ולהקצות לו זמן ממש כאילו הוא משימה.

ובכל זאת, לצד עיקרון חשוב ביותר זה –

להלן עוד שתי עצות קטנות:

תוכלו להכין מראש רשימת דברים קטנים שעושים לכם טוב, כמו: לקפוץ על טרמפולינה, לשוחח עם חברה, לצפות בסדרה מצחיקה, שוקו חם, משהו מתוק (ובריא!) – הכינו רשימה ארוכה ככל שניתן שתהיה קבועה ותוכלו להחליט  כי לעיתים לפני תחילת משימה חדשה אתם מפנקים את עצמכם בחמש דקות מאיזשהו פינוק שאתם בוחרים מאותה רשימה. את אותו הפינוק שאתם בוחרים – הכניסו בתוך זמן המעבר.

עצה אחרונה לגבי זמן המעבר: תרגלו את עצמכם לעצום עיניים לשתי דקות, לקחת כמה נשימות, להרגיע את הגוף (וגוף רגוע ירגיע את המוח) ולאחר מכן קחו דקה נוספת בה דמיינו את  עצמכם מבצעים את המשימה ביעילות, קלילות והנאה תוך שאתם רואים בדמיונכם את שלבי העבודה השונים ועוברים עליהם בדמיונכם. המוח שלכם יכוון לרמת יעילות זאת.

חשוב לי כאן לומר זאת באופן ברור – ניהול זמן מעבר הוא החלק החשוב ביותר מבין מספר גורמים המשפיעים על הסיכוי שלכם לנהל בהצלחה את המשימה הבאה.

כל בוקר אתם קמים עם כמות מסוימת של אנרגיה שעליכם לחלק אותה לכמות אינסופית של משימות. עם כל משימה שבצעתם קטנה אספקת האנרגיה היומית שלכם.
כשאני אומרת משימות, אני לא מתכוונת רק למשימות פרקטיות ומעשיות אלא גם ניהול רגשות, דחיית סיפוקים וכדומה הן "משימות" שצורכות מכמות האנרגיה היומית.

מתמודדים עם בעיות קשב וריכוז מאופיינים לרוב עם אימפולסיביות גבוהה ואימפולסיביות זו היא לא רק באופן מעשי אלא אימפולסיביות במחשבה. כמו שאנו רצים ממשימה למשימה מבלי לשים לב, כך גם המוח שלנו עובר ממשימה למשימה "רגשית ומחשבתית".

זמן מעבר לא מתוכנן ומסודר הופך אותו לכזה הדורש אנרגיה רבה מאוד וחבל, כי אנרגיה זו שהושקעה יכולה הייתה לשמש אתכם לבניית הצמיחה וההתקדמות שלכם ולא להתמודדות עם חוסר סדר וארגון, סדר וארגון שאפשריים לכל אחד אם נעבור לפי עקרונות שהסברתי כאן ושני המאמרים הקודמים (קישורים בראש העמוד).

ככל שרמת היעילות של ניהול המעבר תעלה, כך קטנים הסיכויים שמבלי שנשים לב נמצא את עצמינו פתאום ישנים, מדברים עם חברים, גולשים באינסטגרם או צופים בפרק של האח הגדול.

מה עושים בעת תחילת ביצוע משימה?

הפעם נתחיל מה לא עושים:

זוכרים שערב לפני כן פירקתם משימה לכמה משימות קטנות? אז אתם לא מסתכלים וקוראים עכשיו את כל הרשימה.
אלא רק את הסעיף הראשון ומיד מתחילים בו. מתמקדים במשימה הקטנה ביותר ומשם רצים.

זכרו כי לא רק גירויים חיצוניים מפחידים ומעמיסים מאוד על מוח של אנשי קשב וריכוז אלא גם גירויים פנימיים – מחשבות בלתי פוסקות, רגשות, ועודף משימות קטנות שהמוח מתבלבל בהם. לכן, התמקדו בעמוד "פירוק המשימות" במשימה הקטנה ביותר והראשונה כאילו רק היא קיימת, משם המוח שלכם כבר יוביל אתכם במסלול השלמת המשימה.

ועוד שתי עצות קטנות לסיום:

שימו לב מהו השלב בו אתם נתקעים – התחלת משימה, עצירה, מעבר או זמן המיקוד במשימה ועבדו רבות על התייעלות בחלק זה.

לסיום, הימנעו מבצוע  משימות בו זמנית. זה לא באמת עובד!