לפני שנבין את עקרונות המפתח לניהול זמן בתחילת משימה, מעבר בין משימות ועצירת משימה – נבין את אחד העקרונות החשובים בתכנון ניהול זמן והוא הבסיס ליישום העצות הבאות.

אז איך ניהול נכון של זמן מעבר אמור לעבוד?

אין אחד שלא מכיר את החשיבות של השאלות "מה?" ו "מתי?" בתכנון סדר היום.
יושבים בערב ומחליטים מה אני רוצה לעשות ומתי?

מעטים הם האנשים שמודעים לשאלות הבאות החשובות שמתווספות לניהול הזמן:

• איפה?
• מה החומרים וציוד הנדרש?
• עם מי?
• פעולות מקדימות נדרשות?
• ו…למה?

כיצד אני יודע שהפעולה הסתיימה בהצלחה?

כן. גם כדי שתשאלו "למה" אפילו כאשר המשימה היא "לסדר את החדר" או "להשיב למיילים".

ייתכן כי השאלה "למה" פחות מתאימה למבוגרים  בינינו בענייני עבודה וקריירה. זה גיל שאנו כבר מודעים לחלוטין להשלכות של מעשינו.
אך בגיל הילדות, החל מכיתה ג' או ד' זמן בו כבר מומלץ לשבת כל ערב ולהכין לו"ז מסודר עם הילדים, השאלה "למה" היא קריטית!

מדוע היא קריטית?

משום שאחד האתגרים העיקריים של אנשי קשב וריכוז זה חוסר המוטיבציה. כאילו שחסר לו שם מעין מנוע פנימי שמניע אותנו לפעולות.

באופן פיזי ממש, כאשר אנו ממוקדים במטרה רמת הדופמין במוח עולה.
קשה מאוד לאנשי קשב וריכוז להתמיד במשימות משעממות.
רמת הדופמין צונחת לא רחוק ממצב של איבוד דופק 😊
לכן, עלינו ללמוד לעלות את רמת הדופמין במוח באופן מודע ממש. יצירת המוטיבציה הפנימית לחלוטין תעלה את רמת הדופמין.

זו הסיבה שאני ממליצה תמיד בערב להכין רשימת משימות ליום מסוים ולשים לב לנקודות הבאות:

בין כל משימה "רגילה" תהיה משימה שנקראת משימת מעבר.

ליד כל משימת מעבר נרשום:

מה צריך לעשות – כאשר כלל אצבע הוא למשימות קטנות ומדויקות ככל שניתן.

מתי ומשך הזמן – כלומר לציין את זמן תחילת העבודה וזמן סיום.

מה החומרים וציון נדרש: לדוגמה, לשם הכנת עבודה בהיסטוריה שעלינו לשלוח אותה למייל של המורה נרשום ברשימת הציוד הנדרש:

ספר היסטוריה, מחשב ואינטרנט לצורך חיפוש מידע באינטרנט, שאלות לעבודה ששלחה המורה, מייל של המורה ומחברת היסטוריה בה רשמנו דברים לאורך השנה.

כל אלו, יהיו מוכנים מראש יום לפני על שולחן העבודה שלנו.

כן, גם המייל של המורה מוכן. גם הספר מוכן, גם השאלות מונחות לידו. הכול מוכן לבצוע המשימה.

 שאלה הבאה: "איפה" ביומן שלכם אתם תרשמו גם איפה אתם מתכוונים לבצע את המשימה.

שאלה הבאה: "למה?" תשובה אפשרית: "כי זה יאפשר לי להשיג בגרות מלאה אותה אני צריך כדי להגיע לתפקיד אותו אני רוצה לבצע בחיי".

עם מי? "עם תומר  החבר מהכיתה."

מה הפעולות המקדימות? לבקש מתומר את השאלות למבחן ולמצוא את הספר היסטוריה וכן לבקש מהמורה את המייל שלה.

*כל הפעולות המקדימות נעשות יום לפני כן.

פירוק המשימה הקטנה למשימות קטנות. יש לכתוב רשימה מסודרת ביומן של פירוק משימה קטנה לעוד הרבה משימות קטנות.

מה יש לבצע בסיום משימה?

לדוגמה: להחזיר ספר היסטוריה למקום, להחזיר מחברת למקום, לתייק רשימת שאלות במקום הנכון ולשלוח למורה את העבודה.

איך אדע שסיימתי בטוח משימה זו? תשובה אפשרית: "סיימתי לענות על כל השאלות ושלחתי עבודה למורה".

מדוע מענה על שאלות אלו הוא כ"כ חשוב?

ראשית, יצרנו שקט בראש. המעבר למשימה כבר לא יפחיד אותנו בזמן אמת כי כל הפרטים סגורים ומסודרים מראש.
מנענו גם תקלות שהן די צפויות ובזבוז זמן יקר כאשר בדקנו שיש לנו את כל הנדרש.

ניהול זמן זה הוא יעיל מאוד לכל אחד ואחת אך על כמה וכמה עבור אנשי קשב וריכוז.

אם בזמן מעבר נצטרך להיות חשופים לכ"כ הרבה גירויים ופעולות מחשבתיות – כמו, מה אני צריך עכשיו? הודעתי לתומר? איפה יש מחשב? איפה אמצא עכשיו את ספר היסטוריה? – זהו, כבר העמסתם על המוח כ"כ הרבה, שהוא קורס מגירויים ובורח לעולם אחר – עולם הטלוויזיה, הפייסבוק או שיחה של שעות עם חברה על מה שהיה אתמול במסיבה.

עליכם לענות על רשימת השאלות לגבי כל אחת מהמשימות שרשומות לכן ביומן.
בהתחלה – אפילו על משימה כמו התארגנות בוקר, או ארוחת צוהריים.
נכון, זה זה לוקח הרבה זמן, אבל מתוך ניסיון רב גם בעבודה עם ילדים, וגם עם נערים וסטודנטים וכן מהניסיון האישי שלי כמאובחנת עם הפרעת קשב וריכוז אני מבטיחה לכם, שמה שנראה אולי כמצריך זמן רב, יצור יעילות בלתי ניתנת לתיאור וחיסכון רב בזמן ביום למחרת.
בהתחלה זמן המענה לשאלות ייתכן ידרוש יותר זמן. לאחר כמה ימים המוח כבר יתרגל כמו לכל דבר וזה לא ידרוש יותר מכמה דקות בערב כל יום.